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8 conseils pour optimiser votre messagerie et gagner en productivité en 2024

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la messagerie électronique est un outil incontournable. Elle nous permet de communiquer rapidement et efficacement, mais peut aussi être une source de stress et de perte de temps si elle n’est pas gérée de manière adéquate.

L’importance d’organiser sa messagerie professionnelle est encore plus cruciale en raison de la quantité élevée de courriels et de communications électroniques que nous recevons. Cette surcharge d’informations vient noyer les mails important et prioritaires dans un vaste nuage de mail promotionnelles, et toutes ces newsletters auxquelles nous nous étions inscrits il y a si longtemps. Mais faire le tri peut très vite devenir une mission à part entière chronophage et non productive.

Imaginez votre boîte de réception professionnelle comme un grand classeur virtuel où vous recevez tous vos e-mails liés au travail. Savoir comment organiser efficacement ce classeur peut avoir un impact énorme sur votre productivité et votre réussite professionnelle.

Dans cet article, nous allons explorer comment exploiter les ressources et toutes les options de votre messagerie pour être plus productif et gagner du temps. Nous utiliserons l’exemple de la messagerie Gmail, une des plus utilisées au monde.

1. Organisez votre boîte de réception

La première étape pour tirer le meilleur parti de votre messagerie consiste à organiser votre boîte de réception. Créez des dossiers ou des libellés pour classer vos e-mails en fonction de leur nature, de leur priorité ou de leur provenance. Cela vous permettra de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin sans perdre de temps à fouiller dans une boîte de réception encombrée.

La messagerie Gmail offre cette fonctionnalité. Alors comment faire ?

  • Cliquez sur l’icône « Libellés » sur le côté gauche de votre boîte de réception.
  • Sélectionnez « + Créer » et donnez-lui un nom significatif.
  • Vous pouvez attribuer un libellé à un e-mail en l’ouvrant, en cliquant sur l’icône « Libellés » et en sélectionnant le libellé approprié.

2. Priorisez vos messages

Tous les e-mails ne sont pas égaux en termes d’importance. Apprenez à distinguer les e-mails urgents de ceux qui peuvent attendre. Vous pouvez utiliser des marquages spécifiques, tels que les étoiles ou les drapeaux, pour mettre en évidence les messages importants. En hiérarchisant vos tâches, vous saurez où concentrer votre énergie.

Comment faire avec Gmail ?

  • Ouvrez un e-mail que vous souhaitez marquer comme important.
  • Cliquez sur l’icône d’étoile dans la barre d’outils en haut de l’e-mail.

De plus, Gmail offre une fonction de boîte de réception prioritaire. Activez-la dans les paramètres de votre compte Gmail :

  • Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de votre boîte de réception.
  • Sélectionnez « Voir tous les paramètres ».
  • Dans l’onglet « Boîte de réception », cochez « Boîte de réception prioritaire » pour trier automatiquement les e-mails importants.

3. Programmez l’envoi de vos e-mails

La programmation des e-mails est une fonctionnalité puissante pour optimiser votre gestion du temps. Plutôt que d’envoyer un e-mail immédiatement, vous pouvez le rédiger à l’avance et le programmer pour être envoyé à un moment précis.

Comment faire avec Gmail ?

  • Rédigez votre e-mail comme d’habitude.
  • Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Envoyer » en bas de la fenêtre de composition.
  • Sélectionnez « Programmer l’envoi » et choisissez la date et l’heure souhaitées.

Cela vous permet de travailler de manière asynchrone et de contacter des destinataires à des heures appropriées, même en dehors de vos heures de travail habituelles.

4. Créez des modèles de courriels

Pour gagner du temps lors de la rédaction de courriels récurrents, créez des modèles. Les modèles vous permettent de préparer des formulations types pour différents types de messages, que ce soit pour répondre à des questions courantes, pour confirmer des réunions ou pour envoyer des rapports. Cela vous évite de réinventer la roue à chaque fois.

Gmail propose cette fonction qui vous permet de créer des modèles de courriels.

Comment faire ?

  • Pour créer un modèle, rédigez un e-mail type
  • Cliquez sur les trois points en bas à droite de la fenêtre de composition
  • Puis sélectionnez « Modèles » et « Enregistrer en tant que modèle »

5. Utilisez le suivi des e-mails

Le suivi des e-mails vous aide à garder une trace des messages que vous avez envoyés. Vous saurez ainsi si vos destinataires ont ouvert vos courriels et si vous avez besoin de faire un suivi. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les communications professionnelles importantes ou les projets collaboratifs.

Gmail vous permet de demander un accusé de réception pour les e-mails que vous envoyez.

Comment faire ?

  • Lors de la rédaction de votre e-mail, cliquez sur les trois points en bas à droite de la fenêtre de composition.
  • Sélectionnez « Demander une confirmation de lecture ».

Attention, c’est une option disponible pour les comptes G Suite.

6. Organisez vos e-mails sortants

N’oubliez pas d’organiser également les e-mails que vous envoyez. Créez des dossiers ou des libellés spécifiques pour classer vos courriels sortants. Cela facilite la recherche et la récupération de messages que vous avez envoyés précédemment.

Gmail vous permet de gérer les e-mails sortants en les attribuant à des libellés spécifiques.

Pour ce faire :

  • Ouvrez l’e-mail sortant que vous souhaitez organiser.
  • Cliquez sur l’icône “Libellé” en haut à droite de l’e-mail.
  • Puis attribuez-lui un libellé approprié.

7. Limitez les distractions

La messagerie électronique peut devenir une source de distractions constantes. Définissez des moments spécifiques pour vérifier vos e-mails plutôt que de les consulter en continu. Cela vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches sans être constamment interrompu.

8. Désabonnez-vous des newsletters inutiles

Si votre boîte de réception est constamment inondée de newsletters et de courriels promotionnels, prenez le temps de vous désabonner de ceux que vous ne lisez pas régulièrement. Cela réduira le nombre de courriels non essentiels que vous recevez.

La messagerie Gmail propose la fonction de désabonnement. Lorsque vous recevez une newsletter que vous ne souhaitez plus recevoir, ouvrez l’e-mail et cliquez sur le lien de désabonnement habituellement situé en bas de la newsletter.

Conclusion

Vous l’aurez compris, la messagerie électronique est un outil puissant, mais elle nécessite une gestion efficace pour en tirer le meilleur parti. En organisant votre boîte de réception, en priorisant vos messages, en utilisant des fonctionnalités telles que la programmation et les modèles de courriels, vous pouvez gagner du temps précieux et améliorer votre productivité au travail. N’oubliez pas que la clé réside dans une gestion intelligente de votre messagerie, qui vous permettra de rester connecté de manière efficace sans être submergé par une montagne d’e-mails.

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